Valgkomité-instruks

Instruks Valgkomiteen

Forkortelser som er brukt: VK er lik valgkomite, GF er lik generalforsamling, EGF er lik ekstraordinær generalforamling og NCK er lik Norsk Collie Klubb.

1.Komiteens hovedoppgaver:

·       VK skal igjennom sitt arbeid finne kandidater med gode forutsetninger for samarbeid, samt kandidater som har kunnskap/erfaring til å kunne ivareta sitt verv.

·       VK skal holde seg orientert om arbeidet blant de tillitsvalgte i NCK og gjøre seg kjent med hvilken kompetanse det er behov for, og hvordan styret/komiteer fungerer. Minst en gang i løpet av perioden mellom generalforsamlinger ha kontakt med styret/valgte komiteer for å danne seg et bilde av hvordan samarbeidet fungerer og hvilken kompetanse som trengs.

·       Komiteen forplikter seg til å følge klubbens lover og instruks for valgkomite, og følge generalforsamlingens vedtak.

·       Levere valgliste til rett tid. Dette er leder i VK sitt ansvar.

·       Komiteen skal levere en årsberetning som publiseres sammen med sakspapirene til generalforsamlingen. Leder i VK har ansvaret for at dette blir utført, men den skal først legges frem for alle medlemmer i VK.

2. Vedtaksmuligheter ved valg av kandidater til VK sin innstillling.

·       VK skal tilstrebe å komme med en enstemmig innstilling.

·       Lykkes ikke VK å oppnå enstemmighet skal det leveres flertallsinnstilling og mindretallsinnstilling.

3. Valgliste.

·       Valglisten skal inneholde komiteens innstilling og innkomne forslag som VK ikke bruker i sin innstilling. Alle kandidater utenom VK sitt enstemmige forslag, og kandidater som tar gjenvalg, skal stå oppført med forslagsstiller (e)Dette innebærer at om VK er delt i sin innstilling skal det fremgå hvem i VK som har innstilt den enkelte kandidat. For kandidater til verv som ikke er forespurt av VK oppgis det hvem som er forslagsstiller (e). Et medlem kan foreslå seg selv som kandidat til et verv, og vil da stå som sin egen forslagsstiller.

·       VK skal informere alle kandidater, også de fra innkomne forslag, om instukser samt arbeidsvilkår for det aktuelle organ.

·       Sammen med valgliste skal det være en bekreftelse fra kandidatene på at de aksepterer valg til det aktuelle vervet. Disse bekreftelsene publiseres ikke, men beholdes av VK.

·       VK utarbeider relevante spørsmål som sendes til kandidater som har akseptert valg. Disse danner grunnlaget for en presentasjon.

4. Frister m.m.

·       Styret setter dato for GF. Ved kunngjøring settes også en frist i forhold til lovene for innsendelse av forslag på kandidater, samt bekreftelse fra kandidatene på at de stiller til valg i det aktuelle verv. Dette kunngjøres på hjemmesiden og/eller i Norsk Collie Blad.

·       Det vil samtidig bli satt en dato for når VK skal oversende sin valgliste, bekreftelser og presentasjoner til styret.

·       VK vil ved forespørsel få tilgang til medlemsliste over valgbare medlemmer. Disse skal holdes internt i VK, og ikke på noen måte offentliggjøres.

5. Hvordan kommunisere med kandidater.

·       VK velger selv hvordan de tar kontakt med kandidatene, men oppfordres til å bruke e-post der det er mulig. Leder i VK må sørge for at alle medlemmene i komiteen gis mulighet for aktiv deltakelse.

6. Offisiell e-post adresse:

·       Styret oppretter etter valget en felles e-post adresse for komiteens medlemmer. Dette er den offisielle adressen som forslag på kandidater, bekreftelser og presentasjoner skal sendes til. Innkomne forslag med forslagsstiller og bekreftelser fra kandidatene må være kommet til denne e-post adressen i rett tid for å være gyldige.

·       Navn på medlemmene i VK vil bli publisert på hjemmesiden.

7. Annet.

·       Kun VK sine faste medlemmer har stemmerett. Ved midlertidig fravær av faste medlemmer brukes vara. Dersom et medlem i løpet av perioden går ut av sitt verv trer vara inn som medlem frem til GF.

·       VK er en del av NKC og skal i sin kontakt med kandidater og andre opptre lojalt overfor klubben.

·       Hvert enkelt medlem av VK må selv vurdere sin habilitet basert på NKK’s saksbehandlingsregler paragraf 3. Ved tvil avgjøres eventuell inhabilitet av komiteens øvrige medlemmer, inkludert vara.

Instruks for VK vedtatt på GF i 2024.